1xs websolutions · KvK 63192136
Verwerkersovereenkomst
Arnhem · Nederland · info@1xs.nl
1. Partijen, onderwerp en duur
Deze overeenkomst hoort bij het zakelijke Reservations-abonnement. Het in de bestelbevestiging genoemde restaurant is verwerkingsverantwoordelijke; 1xs websolutions, Nederland, KvK 63192136, info@1xs.nl, is verwerker. Partijen leggen restaurantnaam, adres, contactpersoon, ingangsdatum en documentversie vast bij aanvaarding. Verwerking duurt gedurende de dienstverlening en de overeengekomen afwikkeling daarna.
2. Verwerkingen en betrokkenen
De verwerking omvat ontvangen, vastleggen, ordenen, raadplegen, wijzigen, versturen van reserveringsberichten en verwijderen van gegevens voor reserveringen, tafelplanning, gastbeheer en feedback. Betrokkenen zijn gasten, hun contactpersonen en restaurantmedewerkers voor zover hun gegevens in deze werkzaamheden voorkomen. Het gaat om namen, contactgegevens, datum/tijd, gezelschap, tafeltoewijzing, aanwezigheidsstatus en ingevoerde notities of feedback. Allergieën en andere gezondheidsgegevens worden alleen verwerkt als het restaurant daarvoor een geldige uitzondering onder artikel 9 AVG en een overige rechtsgrond heeft vastgesteld.
3. Instructies en geheimhouding
1xs verwerkt uitsluitend op gedocumenteerde instructies van het restaurant, waaronder deze overeenkomst en rechtmatige instellingen in de applicatie. Bij een wettelijke verwerkingsplicht informeert 1xs vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. Acht 1xs een instructie in strijd met privacywetgeving, dan meldt zij dat onmiddellijk. Gegevens worden niet voor eigen reclame of verkoop gebruikt. Alleen bevoegde personen met een geheimhoudingsplicht krijgen noodzakelijke toegang.
4. Beveiliging en hulp
1xs neemt passende technische en organisatorische maatregelen volgens artikel 32 AVG, afgestemd op risico, aard en omvang. De bijlage moet vóór productie concreet vermelden: toegangsbeheer, versleuteling tijdens transport en opslag waar passend, updates, logging, back-ups, hersteltesten en interne verantwoordelijkheden. Een niet geverifieerde maatregel wordt niet als bestaande garantie beschouwd. Rekening houdend met de aard van de verwerking en beschikbare informatie helpt 1xs het restaurant bij betrokkenenverzoeken, beveiliging, datalekmeldingen, DPIA’s en voorafgaande raadpleging. Verzoeken van gasten worden onverwijld aan het restaurant doorgegeven.
5. Inbreuken op persoonsgegevens
1xs meldt een bekend geworden inbreuk zonder onredelijke vertraging aan de contactpersoon van het restaurant. De melding bevat voor zover bekend aard, betrokken gegevens en personen, vermoedelijke gevolgen, genomen of voorgestelde maatregelen en een contactpunt. Ontbrekende informatie volgt gefaseerd. 1xs werkt mee aan onderzoek, beperking en herstel en legt de afhandeling vast. Het restaurant beslist als verantwoordelijke over melding aan toezichthouder en betrokkenen, zonder afbreuk aan zelfstandige wettelijke plichten van 1xs.
6. Subverwerkers en doorgiften
Het restaurant verleent algemene schriftelijke toestemming voor de in de vastgestelde bijlage genoemde subverwerkers. Voorgenomen toevoegingen of vervangingen worden vooraf gemeld met een redelijke mogelijkheid om gemotiveerd bezwaar te maken voordat de partij wordt ingezet. Partijen zoeken dan een passende oplossing; zonder rechtmatige oplossing wordt de betreffende verwerking niet voortgezet. 1xs legt gelijkwaardige privacyverplichtingen op en blijft tegenover het restaurant verantwoordelijk voor de nakoming door subverwerkers. Doorgiften buiten de EER gebeuren alleen op gedocumenteerde instructie en met een geldige doorgiftegrondslag en vereiste waarborgen.
7. Einde, controle en rangorde
Na einde van de dienstverlening verwijdert of retourneert 1xs, naar keuze van het restaurant, de persoonsgegevens en verwijdert bestaande kopieën, tenzij wettelijk bewaren verplicht is. Uitvoeringstermijnen en back-upafwikkeling moeten vooraf in de bijlage zijn vastgelegd. Wettelijk bewaarde gegevens worden beperkt tot dat doel. 1xs verstrekt de informatie die nodig is om naleving aan te tonen en maakt audits, inclusief inspecties door het restaurant of diens gemachtigde, mogelijk en draagt daaraan bij. Redelijke afspraken over planning en vertrouwelijkheid mogen dit recht niet uithollen. De verwerkersafspraken gaan bij conflict voor op algemene voorwaarden; wettelijke rechten van betrokkenen blijven onverkort gelden.
Bijlage A — vóór productie samen vast te leggen
Restaurantgegevens en bevoegde contactpersoon; betrokken systemen en leveranciers met juridische naam, taak, land, contract en eventuele doorgiftegrondslag; daadwerkelijke beveiligingsmaatregelen; bewaar- en verwijdertermijnen per gegevenscategorie; back-upfrequentie, locatie en uitfasering; procedure en termijn voor teruglevering; incidentcontacten en auditafspraken. Hosting, e-mail en Stripe worden per rol beoordeeld. Deze open bijlage moet worden ingevuld en aanvaard voordat echte gastgegevens onder deze overeenkomst worden verwerkt.